10 semplici suggerimenti per rendere il vostro grafici di Excel più sexy

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Dopo aver coperto tutte le basi di come rendere i dati tabulari raccontano una storia utilizzando la formattazione di cella personalizzato e la formattazione condizionale per entrambe le tabelle statiche e tabelle pivot, ora stiamo andando a saltare in cose davvero divertente: grafici dei dati in Excel.

Non ho intenzione di coprire le basi della creazione di grafici in questo post. Se si desidera un primer, è possibile trovare questa risorsa da Microsoft per PC e questo per il Mac.

1. Rimuovere il rumore da sfondo del Grafico

Quando sei la presentazione dei dati, è molto importante per ridurre il rumore e perfezionare in segnali attuabili. Se avete letto qualsiasi cosa che ho scritto su Excel, saprete detesto griglia in tabelle. Eppure, fino a quando ho visto questa presentazione da Ian Lurie, ero beatamente ignaro di griglia in grafici. Ma poi, che provocano il mio occhio a inciampare, anche. E questo è il problema con il rumore: esso si distrae dalla roba essenziale.

Le griglie sono super facile sbarazzarsi di. In primo luogo, ricorda il trucco formattazione ho citato in tutti i miei post: se si desidera formattare nulla in Excel (in un grafico o una tabella) è sufficiente selezionarlo e premere Ctrl-1 (Mac: Command-1) per aprire la finestra di dialogo specifica formattazione a tale elemento.

In questo caso, si vuole solo selezionare una delle linee della griglia nel grafico (nessuno, ma quella superiore, che seleziona l'intera area del tracciato) e quindi aprire le opzioni di formattazione. Infine, selezionare Color Line> Nessuna linea (Mac: Linea> Solid> Colore: No Line).

griglie in grafici di Excel

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2. Spostare The Legend

Non so il motivo per cui Excel posiziona la leggenda alla destra di un grafico di default. Nella maggior parte dei casi, è terribilmente imbarazzante. Io preferisco spostare la legenda in cima o in fondo di un grafico. Io tendo a mettere la leggenda sopra più di sotto, ma mi metterò qui sotto se c'è troppo in corso in alto, o, a volte, con un grafico a torta.

Per spostare, basta tirare su l'opzione di formattazione (si dovrebbe sapere come ormai!) E scegliere la posizione dalla categoria Opzioni Legend, che si chiama Placement su un Mac.

Con la legenda ancora selezionato, di solito urtare il carattere fino a 12 pure. Non è necessario per selezionare il testo, solo la casella. Siete il giudice che sembra meglio ...

leggenda placdement nei grafici di Excel

3. Eliminare Legends Con una serie di dati

Se si sta mostrando solo una metrica in un grafico, non c'è alcuna ragione per mantenere la leggenda che Excel butta lì. Basta fare in modo di includere la metrica si sta mostrando nel titolo del grafico.

leggende in grafici di Excel

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4. Aggiungere un titolo descrittivo

Un errore comune che vedo con i grafici marketing è che stanno spesso manca un titolo. Quando sei quello mettendo insieme i dati, tutto ciò che stai cercando di comunicare è perfettamente chiaro. Ma per gli altri che devono cercare di capire cosa si sta cercando di comunicare, non è sempre così evidente.

Così, nel caso del grafico qui sotto, sarebbe insufficiente a basta usare “Impressioni”, come il titolo del grafico:

titoli di Excel

Per aggiungere un titolo di un grafico, con il grafico selezionato, scegliete Strumenti grafico> Layout> Etichette> Grafico Titolo. Sul Mac, potrai scegliere Grafici> Grafico layout> Etichette> Grafico Titolo. Scelgo sempre Sopra Grafico (Mac: Grafico in alto).

5. ordinare i dati Prima di Charting

Questo è in realtà un grosso problema per me. I grafici che vengono spawn da dati non ordinati sono, a mio parere, molto più difficile da leggere e interpretare.

Se si sta mostrando qualcosa di sequenziale, come visite al giorno per un periodo di un mese o di entrate al mese per un periodo di un anno, poi ordinare i tuoi dati rende cronologicamente più senso. In assenza di un modello di specie dominante in quel modo, io sono del parere che i dati devono essere ordinati e presentati al fine di mettere al primo posto i dati più significativi decrescente.

Se si guardano i dati nel grafico immediatamente sotto, penso che sarete d'accordo che i tuoi occhi devono sfrecciare avanti e indietro per ordinare i canali per le entrate.

dati ordinati

Tuttavia, nel grafico sottostante, che viene ordinata in ordine decrescente, è facile per ordinare e interpretare perché è fondamentalmente fatto per voi.

dati ordinati in Excel

Questo è un altro vantaggio per la formattazione dei dati come una tabella prima di grafici fuori - la possibilità di ordinare è costruito nei filtri da forno in ogni intestazione della tabella. E se è già stato creato il grafico dal tavolo, non tutto è perduto. Una volta che si ordinano i dati nella tabella, il grafico si aggiornerà automaticamente.

6. Non fare inclinare la testa Persone

Avete mai visto un grafico che fa questo?

etichette degli assi in Excel

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O peggio ... questo?

titoli degli assi in Excel

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Questo può rendere l'interpretazione dei dati laborioso e vulnerabili a interpretazioni errate. Se si dispone di etichette più lunghe, è meglio per espandere il grafico abbastanza per fare spazio per le etichette degli assi da visualizzare in orizzontale o (ancora meglio) utilizzare un grafico a barre al posto di un grafico a colonne, in questo modo:

formattazione asse in Excel

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Suggerimento: con grafici a barre, se si desidera che i valori più grandi per essere nella parte superiore del grafico, come si vede nella tabella qui sopra, è necessario organizzare i dati della tabella per quella colonna (in questo caso, le impressioni della colonna dal mio Google Tecn esportazione) in ordine crescente anziché decrescente.

E 'contro-intuitivo, a mio parere, ma se non lo fai, si sta andando ad avere i dati più insignificanti nella parte superiore del grafico. E la gente legge, naturalmente, i grafici da cima a fondo, quindi voglio mettere i dati più importanti in alto.

7. ripulire il vostro Assi

Questo grafico qui sotto è un disastro reale e ha tutto quello che odio di più in assi del grafico.

Asse verticale

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Prima di fare qualsiasi cosa per gli assi, ho intenzione di rimuovere la linea e la leggenda. Mi concentrerò su cinque problemi di formattazione problematiche comuni che vedo in assi del grafico.

Manca Migliaia separatori

Se si dispone di punti di dati che sono maggiori di 999, è necessario includere separatori di migliaia. Il modo migliore per farlo è quello di formattare i dati nella tabella. Se lo fai, il grafico verrà automaticamente aggiornato. In caso contrario, è necessario scollegare dalla fonte nella finestra di dialogo Formato asse.

Per aggiungere separatori delle migliaia, selezionare l'intera colonna e fare clic sul pulsante con quella che sembra una virgola nella scheda Home nella categoria numero. Excel aggiunge sempre due cifre decimali, che si deve eliminare facendo clic sull'icona Diminuzione decimale, che è di due punti a destra del separatore delle migliaia.

In alternativa, si potrebbe ottenere nella finestra di dialogo di formattazione e modificare il numero di formattazione lì.

Assi ingombra

L'asse verticale del grafico di cui sopra è anche ingombra e eccessivo. Per ovviare a questo, selezionare l'asse e aprire la finestra di formattazione. In Opzioni asse (Mac: Scale) è possibile modificare l'impostazione Unità principale. Nella schermata qui sotto, ho cambiato l'unità Major da 20000 a 40000.

Con tutti i mezzi, se avete bisogno di dettagli più precisi, regolare opportunamente le impostazioni.

pulizia assi in Excel

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decimali non necessari

Mai includere decimali in un asse, a meno che il valore massimo è 1 (in altre parole, si sta solo che fare con le frazioni). Vedo questo più comunemente fatto con la moneta, dove vedrete etichette come $ 10,000.oo, $ 20,000.00, $ 30,000.00, ecc E 'estraneo e rumoroso.

Decimali invece di percentuali

Se stai cercando di mostrare le percentuali sull'asse verticale, li formatta come percentuale; non formattare i dati come decimali. Il tempo le persone meno bisogno di spendere interpretare i dati, il più convincente sarà. Ma, ancora una volta, anche con percentuali, cadere i decimali. In altre parole, non hanno etichette come 10,00%, 20,00%, ecc Basta utilizzare il 10%, 20%, ecc

Zero formattazione Strano

Una fastidio finale è la presentazione del 0 in fondo dell'asse verticale come un trattino. Questo è molto comune. Si può leggere il mio post sul numero formattazione personalizzata per conoscere numero formattazione come funziona personalizzati. Si potrebbe trovare alcune opzioni molto sorprendenti, come la possibilità di aggiungere del testo alla formattazione pur mantenendo il valore di un numero.

In questo caso, abbiamo solo bisogno di cambiare il modo in cui 0 è formattato. Per fare questo, selezionare la colonna della tabella in cui i dati provengono da, aprire la finestra di formattazione, come al solito, quindi selezionare Number> Categoria: personalizzati, trovare il trattino, e sostituirlo con uno 0.

pulizia assi in Excel

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Come tocco finale, ho dato il grafico di un titolo migliore, ed ecco il risultato finale:

pulizia assi in Excel

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8. esplorare altri temi

opzioni di formattazione grafico di Excel sono piuttosto impressionanti, ma la maggior parte delle persone non lasciano mai di default di Excel “Office” a tema.

Ci sono 53 i temi proposti nella versione 2010 per PC e 57 temi nella versione 2011 per Mac. E ogni tema viene fornito con il proprio insieme unico di formati di grafici - 48 in tutto. Questo è 2.544 built-in opzioni di formattazione del grafico per il 2010 e 2736 per il 2011. (Whooooahhhh. Doppia rainbowww ...)

È possibile passare temi andando su Layout di pagina> Temi> Temi (Mac: Home> Temi) e scegliere dal menu a discesa.

Alcuni di loro avere un po 'cra-cra, come il tema degli habitat (solo per Mac) che dà i grafici una texture.

modelli in Excel

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Ma si dovrebbe esplorare le diverse tematiche e provare ramificazione.

9. Creare grafici di marca

Non si è limitati ai 2.500 + temi Excel fornisce. Se volete che i vostri dati siano allineati con il vostro marchio, è possibile creare un grafico con i tuoi colori di marca, quindi salvare che fuori come un modello.

Quindi, diciamo che fare marketing per Toys R Us (che non sono affiliati in alcun modo), e si desidera utilizzare un grafico a torta in una presentazione con i tuoi colori di marca. Excel 2010 (PC) vi permetterà di utilizzare i valori RGB o HSL, mentre Excel 2011 (Mac) vi permetterà di utilizzare i valori RGB, CMYK o HSB.

(Dal momento che non ero al corrente di quei valori, ho usato lo strumento Selettore colore nella barra degli strumenti Web Developer per identificare i colori del logo Toys R Us e quindi utilizzato uno strumento di conversione hex-to-RGB per ottenere i valori RGB.)

Una volta che hai i valori necessari, creare un grafico con qualsiasi dati che si desidera visualizzare.

creazione di grafici in Excel

Quindi, selezionare un pezzo del grafico a torta facendo clic sul grafico a torta una volta e poi sul singolo pezzo. Poi riformattare esso utilizzando il secchio di vernice sotto Home> carattere - o tirare la finestra di formattazione.

Supponendo di avere valori RGB, fare clic sul menu a discesa il secchio di vernice, scegliere Altri colori> personalizzati> Modello colore: RGB (Mac: altri colori> cursori dei colori> Cursori RGB). E farlo per ogni pezzo della torta.

Il grafico può essere simile a questa:

creazione di grafici in Excel

PC:

Per salvare come modello su un PC, selezionare il grafico e passare a Strumenti grafico> Design> Tipo> Salva come modello.

Per creare un nuovo grafico a torta sulla base di questo modello su un PC, è sufficiente fare clic all'interno i dati da tracciare (o selezionare i dati se si tratta di un insieme di dati parziali), quindi scegliere Inserisci> Mappe> Altre tavole> Tutti i tipi di grafico> Modelli (Mac: Grafici> Inserisci Grafico> Altro> Modelli) e selezionare il modello che si desidera utilizzare.

Mac:

Su un Mac, tasto destro del mouse in qualsiasi punto del grafico e scegliere Salva come modello. Consente di salvare il grafico come un file in una cartella .crtx modelli di grafici.

10. Crea il titolo del grafico dinamico

Lo sapevate che è possibile effettuare l'aggiornamento titolo del grafico, collegandola a una cella nella cartella di lavoro? E 'un po' di un hack, ma è una scelta fresca che vi farà apparire come un genio al tuo capo / client / mamma.

titoli dinamici sono più adatti per i dati che vengono aggiornati su base regolare, come il numero giornaliero inseriti manualmente o tirato in Excel da un database.

Quello che sto per dimostrare è un rapporto entrate PPC che aggiorna quotidianamente. Il titolo mostrerà il totale parziale per il mese fino a quel giorno. Ecco i passi che dovrete prendere:

Passo 1:

Assicurati che il tuo dati utilizza la formattazione numero adeguato e che è formattato come una tabella, che è la versione di Excel di un semplice database. La ragione per cui si desidera formattare come un tavolo è se si costruisce un grafico da una tabella, il grafico verrà aggiornato automaticamente quando si aggiungono nuove righe alla tabella.

La tabella anche espande automaticamente per assorbire eventuali nuovi dati si aggiunge al tavolo quando è sufficiente inserire qualcosa in una cella immediatamente sotto oa destra di una tabella formattata.

Passo 2:

In una cella appena a sud di fila 31 (per ospitare un mese intero) immettere una formula SUM che cattura tutti i 31 righe - anche se alcuni saranno in bianco se siete solo parzialmente attraverso il mese.

creazione di grafici in Excel

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Fase 3:

Se stavamo usando entrambe le colonne della nostra tavola come una serie di dati, potremmo semplicemente clic su una cella all'interno della tabella e scegliere Inserisci> Mappe> Colonna (Mac: Mappe> Colonna).

Ma nella tabella che segue, ci sarebbe solo selezionare l'intestazione e le celle che contengono dati relativi alle entrate. Questo perché non vogliamo che i giorni della settimana per diventare una serie di dati. Hai un sacco di opzioni di formattazione sotto a Strumenti grafico> design> Stili grafici (Mac: Grafici> stili di grafico).

creazione di grafici in Excel

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Fase 4:

Aggiungi un titolo al grafico che indica la presenza di un totale parziale. Ho usato: “PPC Entrate per ottobre:” per il mio titolo. Vedere punta # 4 di cui sopra per le direzioni.

Fase 5:

Dal momento che il riempimento di default per l'area del grafico è bianco e il grafico viene generalmente visualizzato su un foglio bianco (che vi consiglio di conservare), stiamo andando a modificare il riempimento a Nessun riempimento senza che nessuno sia il più saggio.

Per fare questo, selezionare il grafico e premere Ctrl / Comando-1, quindi scegliere Fill: Nessun riempimento (Mac: Fill> Solid> Colore> Nessun riempimento). Sarà sicuramente necessario disattivare le griglie per tirare fuori questo, ma si dovrebbe farlo comunque. È possibile trovare questo ginocchiera in Visualizza> Mostra (Mac: Layout> View).

Passo 6:

Selezionare una cella sopra il grafico appena a destra del titolo e fare riferimento la cella con il totale. Si fa riferimento a una cella semplicemente mettendo un segno = nella cella e digitando il riferimento di cella o selezionandolo con il mouse. Excel evidenziare la cella che stai riferimento con una luce blu come un aiuto visivo. Quindi, formattare la cella con qualsiasi formattazione utilizzato per il titolo.

creazione di grafici in Excel

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Passo 7:

Ora, tutto ciò che dovete fare è spostare il grafico e allinearlo con il titolo. Ci sono voluti alcuni finagling per ottenere tutto allineato giusto. Ma poi, ho appena tolto la leggenda dal momento Ho solo una serie di dati, e voilà! Un titolo dinamica.

creazione di grafici in Excel

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Fase 8:

Ora, quando si aggiunge una nuova riga alla tabella, il grafico e aggiornamento del titolo in modo dinamico. Slick, giusto?

creare un grafico personalizzato in Excel

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Chiaramente, i grafici forniscono dimensione che è molto più difficile da ottenere con un tavolo. La buona notizia è che si può utilizzare qualsiasi combinazione di queste tecniche per rendere i dati più sexy e più perseguibile in pochi minuti, una volta a ottenere il blocco di esso.

Se avete domande su Excel o argomento richieste, sentitevi liberi di entrare in contatto con me tramite il modulo di contatto commenti o sotto o su Twitter: @AnnieCushing.


Le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autore del cliente e non necessariamente Search Engine Land. Autori del personale sono elencate qui.


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